Wat is het? De prioriteitenmatrix van Eisenhower is een eenvoudige, maar krachtige manier om taken te ordenen volgens twee criteria: belangrijkheid en urgentie. Het is een leidraad om te beslissen wat je nu doet, wat je later doet, wat je delegeert en wat je schrapt.
Hoe ziet het eruit? Je verdeelt je taken in deze kwadranten:
| Dringend | Niet dringend |
Belangrijk | Doen | Inplannen |
Onbelangrijk | Delegeren | Schrappen of verminderen |
Hoe begeleid je een medewerker in de toepassing?
- Bespreek samen wat de opdrachten zijn.
- Help je medewerker om zijn of haar taken te categoriseren volgens belangrijkheid en urgentie. Gebruik een visueel hulpmiddel, zoals een bord of een spreadsheet.
- Stimuleer om eerst belangrijke en dringende taken aan te pakken, om daarna belangrijke maar niet urgente taken in te plannen.
- Geef de ruimte om niet belangrijke, maar wel dringende taken te delegeren of om jou om hulp te vragen als dat nodig is.
- Moedig aan om niet belangrijke en niet dringende taken te schrappen of te verminderen.
- Volg regelmatig op met je medewerker hoe het gaat met de toepassing van de prioriteitenmatrix. Geef feedback en erkenning voor de inspanningen en resultaten.
Een voorbeeld.
Stel dat je medewerker de functie van ‘management assistent’ heeft met volgende taken:
- een presentatie voor de directie voorbereiden
- de agenda en de reizen van de manager beheren
- een teambuilding activiteit organiseren
- kantoorbenodigdheden bestellen
- een vergadering over een nieuw project bijwonen
- de telefoon beantwoorden
- op internet efficiëntere tools om de job uit te oefenen zoeken
Hoe kun je deze taken ordenen volgens de prioriteitenmatrix van Eisenhower?
- Belangrijk en dringend: een presentatie voor de directie voorbereiden, de agenda en de reizen van de manager beheren. Deze taken moeten nu gebeuren: ze hebben immers grote impact op het doel om de manager te ondersteunen en ze hebben een strakke deadline.
- Belangrijk maar niet dringend: een teambuilding activiteit organiseren, een vergadering over een nieuw project bijwonen. Deze taken kunnen later gepland worden: ze hebben een grote impact op het doel om de samenwerking en communicatie in het team te verbeteren, maar ze hebben geen strakke deadline.
- Niet belangrijk, maar wel dringend: kantoorbenodigdheden bestellen, de telefoon beantwoorden. Deze taken kunnen gedelegeerd worden: ze hebben een kleine impact op het doel om de manager te ondersteunen en de samenwerking en communicatie in het team te verbeteren, maar ze hebben wel een strakke deadline. Een collega kan deze taken misschien overnemen.
- Niet belangrijk en niet dringend: op internet zoeken naar tools om efficiënter te werken. Deze taak kan verminderd worden: ze heeft een kleine impact op het doel om de manager te ondersteunen en de samenwerking en communicatie in het team te verbeteren, en het heeft geen strakke deadline. De medewerker kan minder vaak surfen op het internet, of alleen als er een concrete behoefte is aan een tool om het werk te vergemakkelijken.
Door de prioriteitenmatrix van Eisenhower te gebruiken, kun je medewerkers helpen om meer controle te krijgen over hun tijd en werk. Probeer het uit en merk zelf het verschil!
