Ken je ze? Die mensen die in vergaderingen steeds hetzelfde blijven herhalen en hard hun mening verkondigen, of juist diegenen die zich niet uitspreken en afgehaakt lijken? Gelukkig is er een betere manier om besluiten te nemen tijdens vergaderingen: consent besluitvorming. In dit artikel lees je hoe deze techniek werkt.
Onze werkcultuur evolueert van autocratie (waarbij de baas de besluiten neemt) naar consensus (waarbij iedereen het eens moet zijn met een besluit). Hoewel consensus vaak wenselijk is, kan het proces tijdrovend en frustrerend zijn. Consent besluitvorming biedt een effectief alternatief. Het doel is om de betrokkenheid van alle deelnemers te maximaliseren en besluiten te nemen zonder dat er overwegende bezwaren zijn. Dit betekent dat niet iedereen het voorstel volledig hoeft te onderschrijven, maar dat er geen bezwaren mogen zijn die zwaarder wegen dan de noodzaak om tot een besluit te komen.
Goede voorbereiding. Bereid het voorstel zorgvuldig voor en deel dit voorafgaand aan de (online) bijeenkomst met de deelnemers. Zo hebben zij de tijd om het te lezen, vragen voor te bereiden en eventuele bezwaren te noteren. Dit bespaart kostbare tijd tijdens de vergadering.
Presenteer je voorstel. Presenteer het voorstel aan de groep tijdens de bijeenkomst.
Eerst begrijpen, dan oordelen. Na de presentatie van het voorstel krijgt iedereen de gelegenheid om verklarende vragen te stellen. Deze vragen dienen ter verduidelijking van het voorstel en mogen niet gaan over meningen of suggesties. Bewaak dit proces en grijp in als dat nodig is.
Ruimte voor bezwaren. Vraag expliciet of er bezwaren zijn tegen het voorstel. Wanneer er bezwaren worden geuit, vraag dan om uitleg en stimuleer de bezwaarmakers om alternatieve oplossingen aan te dragen.
Herformuleren van opties. Ga na of de deelnemers kunnen instemmen met het voorstel en/of of ze het kunnen uitvoeren zonder schade aan het werk of de organisatie. Hierbij kun je drie handgebaren gebruiken:
Als iemand aanvullende kennis heeft die het voorstel kan verrijken, wordt dit gedeeld met de groep.
Opnieuw testen op consent. Test na eventuele aanpassingen opnieuw of er consensus is. Als iedereen instemt, is het besluit genomen.
Samenvatten en afsluiten. Vat het genomen besluit kort samen en bevestig dat iedereen akkoord is. Bedank de deelnemers voor hun inbreng en sluit de vergadering af.
De sleutel tot succes is oefenen! Dit geldt zowel voor de deelnemers als voor degene die de vergadering begeleidt. Overweeg om een deskundige trainer in te schakelen om de methodiek goed onder de knie te krijgen.
Consent besluitvorming is een respectvolle en efficiënte manier van vergaderen die recht doet aan ieders inbreng. Tijd om het zelf uit te proberen!
